Cost down เป็นเรื่องที่หลายๆบริษัทให้ความสนใจเวลาที่ผลประกอบการลดลง เช่น ช่วงโควิด-19 ที่มักจะตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออก แต่เมื่อภาวะวิกฤตนี้ผ่านไป ค่าใช้จ่ายก็กลับมาเพิ่มเหมือนเดิม ซึ่ง่เป้าหมายที่แท้จริงของการ cost down นั้น ไม่ใช่แค่การอยู่รอดผ่านวิกฤต แต่เป็นสร้าง cash สำหรับการลงทุนเพื่อเพิ่มกำไรให้กับบริษัทในระยะยาว
หลักการที่สำคัญที่ลิบใช้สำหรับการ Cost Down ระยะยาวนี้ เรียกว่า “Tekisei” ประกอบไปด้วย
1. Ask การถามหาว่ารายละเอียดของแต่ละค่าใช้จ่าย เช่น จำนวน ราคา ปริมาณ Supplier
2. Analyse การวิเคราะห์ว่าแต่ละค่าใช้จ่ายมีความจำเป็นแค่ไหน ยกเลิกหรือลดปริมาณได้หรือไม่
3. Act การลดค่าใช้จ่ายจริง และการ monitor ค่าใช้จ่ายในระยะยาว
ซึ่งหลักการนี้จะเป็นหัวใจสำคัญในการลดค่าใช้จ่าย 3 ด้านหลัก ได้แก่ Indirect cost ของฝ่ายจัดซื้อ, Production cost ในโรงงาน และ Labor cost ของทั้งบริษัท
Intensive lean manufacturing
คุณรู้หรือเปล่าว่าไลน์การผลิตไหนบ้างที่ทำให้ขาดทุนหรือได้กำไรอยู่
Indirect cost reduction
คุณยังจ่าย “ค่าใช้จ่ายที่ไม่ก่อให้เกิดยอดขาย” เกินความจำเป็นอยู่หรือไม่
Capacity management
คุณรู้ไหมว่าจำนวนคนที่เหมาะสมสำหรับงานที่มีในแต่ละแผนกขององค์กรคุณ คือเท่าไร
Success Cases
หลายๆธุรกิจพยายามจะลดค่าใช้จ่าย
แต่บ่อยครั้งที่ทำไปก็ลดได้ไม่นานแล้วก็กลับมาเพิ่มเหมือนเดิม
ธุรกิจที่ลดต้นทุนได้อย่างยั่งยืนนั้น จะต้องทำอย่างไรบ้าง?
Intensive lean manufacturing
การลดค่าใช้จ่ายในโรงงานแบบ Lean manufacturing ส่วนใหญ่มักจะเริ่มจากการเข้าไปดูหน้างานเลยว่ามีไลน์การผลิตว่า มีอะไรที่สามารถปรับปรุงได้บ้าง
ซึ่งการทำแบบนี้ก็สามารถลดค่าใช้จ่ายได้จริง แต่อาจจะทำให้ไลน์การผลิตที่มีปัญหาที่แท้จริงไม่ถูกแก้ไข แต่จริงๆแล้วขั้นตอนที่สำคัญที่ควรวิเคราะห์ก่อนหน้านั้น คือ การระบุว่าไลน์การผลิตไหนมีกำไรหรือขาดทุนต่อบริษัทเท่าไร ซึ่งจะต้องคำนวณรายได้จากไลน์การผลิต และใช้วิธีการกระจายค่าใช้จ่ายรวมไปแต่ละไลน์การผลิต
เพื่อที่จะเจาะเข้าไปดูว่า ไลน์การผลิตอะไรที่ขาดทุนอยู่บ้าง และไลน์นั้นมีอะไรเป็น bottleneck ที่ควรจะมีการปรับปรุงแก้ไข แล้วค่อยไปดูว่า มีเทคโนโลยีหรือหลักการอะไรบ้างที่สามารถช่วยปรับปรุงให้ไลน์การผลิตนั้น efficient ขึ้นได้ หรือลดค่าใช้จ่ายของแต่ละไลน์การผลิตเหล่านั้นได้
Indirect cost reduction
ส่วนใหญ่เวลาลดค่าใช้จ่ายในแผนกจัดซื้อ หลายๆที่มักจะใช้วิธีลดหรือเลืกซื้อสินค้า/ค่าใช้จ่ายตัวไหนที่ไม่จำเป็นในช่วงที่รายได้ลดลง แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆก็คือ ยังมีรายจ่ายอีกก้อนใหญ่ๆที่เราไม่เคยคิดว่าจะลดได้ บางอย่างอาจจะเป็นรายจ่ายที่ยังไม่ทันต่อรองก็คิดไปเองว่าต่อไม่น่าได้ผล บางอย่างอาจจะเป็นรายจ่ายที่เข้าใจว่าถูกในอดีต แต่ตลาดเปลี่ยนแปลง ราคาลดลงเยอะแล้ว เราอาจจะยังจ่ายราคาเดิมอยู่ เพราะไม่ได้มีการเสาะหา Supplier เจ้าอื่นๆเพื่อเปรียบเทียบราคา หรือเพิ่มตัวเลือกในการตัดสินใจ
สิ่งที่ควรทำในการลดค่าใช้จ่ายระยะยาว มีหลักๆ 3 ขั้นตอน ซึ่งจะเริ่มจาก 1. ลิสต์รายการที่ค่าใช้จ่ายสูงๆ และแยกสิ่งที่เป็น Indirect cost ออกมา (ค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่ raw material) และ 2. ระบุวิธีการลดค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมของแต่ละรายการ ระหว่าง ลดปริมาณการใช้ หรือ ลดราคาค่าใช้จ่าย จากนั้นจึง 3. ดำเนินการลดค่าใช้จ่าย โดยที่การลดราคานั้น จะต้องมีการเตรียมการ ใช้ Benchmark ราคาเจ้าอื่นมาเปรียบเทียบ เพื่อต่อรองราคาให้ได้ผล หรือเปลี่ยน supplier ไปเจ้าที่ถูกกว่า
Capacity management
บริษัทส่วนใหญ่ เมื่อเติบโตขึ้นก็มีการจ้างคนเพิ่มขึ้น แต่ปัญหาที่หลายๆ บริษัทเจอคือ ยอดขายหรือรายได้เปลี่ยนไป ทำให้ไม่รู้จำนวนคนที่เหมาะสมต่อปริมาณงานจริงๆ โดยเฉพาะ Indirect personnel หรือพนักงานที่ทำหน้าที่หลายอย่าง ไม่มีลักษณะงานหรือจำนวนงานที่เเน่ชัด ซึ่งหลักการคิดจำนวนคนที่เหมาะสมนั้น สามารถทำได้หลายแบบ
หนึ่งในวิธีการที่ใช้ในการคำนวนหาจำนวนคนที่เหมาะสม คือลักษณะ Top-down ที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว โดยเริ่มจากดูจำนวนคน ณ ช่วงเวลาที่ยอดขายสูงสุด เเละนำไปเทียบปริมาณงานตามสัดส่วนยอดขาย จากนั้นจึงคิดจำนวนคนที่เหมาะสมจากยอดขายปัจจุบัน หรือยอดขายที่คาดการณ์ในอนาคต นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Benchmark จากบริษัทอื่นมาเปรียบเทียบ และการดู Job description ของแต่ละตำแหน่งได้
ในส่วนการคำนวนแบบ bottom up ที่สามารถนำมาลดต้นทุนบุคลากรได้ สามารถคำนวนได้โดยดู 3 issues ดังต่อไปนี้
1. Output: คุณภาพผลผลิตดีเกินที่จำเป็นหรือไม่ (เนื่องจากจะทำให้ต้นทุนสูงเกินความจำเป็น)
2. Process: ขั้นตอนการทำงาน มีจุดไหนบ้างที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ และ
3. Input: จำนวนคนสำหรับแต่ละงาน เหมาะสมแล้วหรือไม่
Looking for more cases?
กรุณากรอกแบบฟอร์มด้านล่าง ถ้าอยากรู้ตัวอย่างเคสในธุรกิจของคุณ